こんにちは！
就活中、「あ、この企業ちょっと違うかも…でも面接断るのって申し訳ないなあ…」みたいなモヤモヤ、ありませんか？
僕自身、学生の頃は「辞退したら怒られるんじゃ…？」なんてビビってました。面接の約束をした後に断るなんて、とんでもない非礼だ！みたいな空気、ちょっとありますよね。
でも、安心してください。
企業も人事も、面接辞退されることなんて日常茶飯事なんです。
というわけで今日は、「面接辞退の正しいマナーや言い方」について、メールと電話、両方のパターンで具体的に解説していきます。
もちろん、今すぐ使えるテンプレもご用意しました！コピペOKで使いやすさ抜群です。
面接辞退は悪いことじゃない？
まずこれ、大前提として押さえておきたいのですが、
面接辞退＝悪いことではありません。
「受けるって言っておいて失礼かな…」と感じるのは、真面目で誠実な証拠。素晴らしいです。
でも、企業からすれば「辞退の連絡が来た」ことよりも、「何の連絡もなく来ない」方が100倍困るんです。
なので、丁寧に、誠実に連絡すれば、全然問題ありません。
辞退連絡の基本マナーと判断基準
じゃあ、どういうときに辞退すべきなの？と迷ったら、以下のポイントをチェックしてみてください。
- 第一志望から内定が出た
- 志望度が下がった（調べたらミスマッチだった）
- 面接が他社とかぶった（どっちを優先するか判断したい）
こういう時は、無理に行かなくてOKです。
あと、タイミングもめちゃ大事。
理想は「面接の2～3日前」、やむを得ず当日になったら「電話＋メール」のセットがマナーです。
面接辞退メールのテンプレート集（コピペOK）
ここからは、実際に使えるテンプレを紹介します！
これ、シンプルだけど丁寧で誠意も伝わる構成になってます。文章苦手でも安心して使えますよ〜。
【基本】前日までに送る丁寧な辞退メール
件名：面接辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事部 ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、諸事情により〇月〇日（〇曜日）の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
急なご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
―――――――――――――――
氏名：〇〇 〇〇
大学名：〇〇大学〇〇学部
電話番号：080-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@example.com
【急ぎ】当日朝にやむを得ず辞退する場合
件名：本日面接辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事部 ご担当者様
お世話になっております。
本日〇時より面接を予定しておりました〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
誠に恐縮ではございますが、体調不良（または一身上の都合）により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【丁寧】感謝を伝えるフォーマルなパターン
件名：面接辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事部 ご担当者様
平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
誠に恐縮ですが、諸事情により面接を辞退させていただくこととなりました。
貴社のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【外資系対応】英語テンプレート
Subject: Interview Cancellation Notice – [Your Name]
Dear [Recruiter’s Name],
Thank you very much for the opportunity to interview with [Company Name].
Unfortunately, due to unforeseen circumstances, I must respectfully withdraw my application and cancel the scheduled interview.
I sincerely apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
Kind regards,
[Your Full Name]
[University Name]
[Phone Number]
[Email Address]
電話で辞退する場合の会話例と注意点
「電話って怖い…」「何を話せばいいの？」と思いますよね。
その気持ち、めちゃくちゃわかります。
大事なのは、「短くても、丁寧に」が基本です。以下のようなスクリプトを参考にすればOK！
（企業に電話）
自分：「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。本日〇時に面接のお約束をいただいております件でご連絡いたしました。」
担当者：「はい、どうされましたか？」
自分：「誠に恐縮ですが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」
担当者：「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます。」
自分：「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。何卒よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
時間帯は、平日10:00〜17:00の間にかけると、担当者が出やすいのでおすすめです。
印象を悪くしないためのNG例5選
やりがちだけどNGな行動をピックアップしてみました。
| NG行動 | 理由 |
|---|---|
| 無断キャンセル | 100%信頼を失います。絶対NG |
| 当日メールだけ | 緊急感が伝わらない。電話必須 |
| 理由を長々と書く | 曖昧すぎると逆に不審に見える |
| フランクすぎる文面 | 社会人としてマナーが問われます |
| 他社名を間違える | テンプレのコピペミスは超NG |
辞退後に印象を残すフォロー術
最後に、ちょっとした気配りで印象アップするコツもご紹介。
メールの最後に「御社のご発展をお祈りします」や、「またご縁がありましたら幸いです」といった一文を入れるだけで、「この学生、ちゃんとしてるな」と思ってもらいやすくなります。
メールの返信が来たら、一言でもいいのでお礼の返信も忘れずに！
よくある質問（FAQ）
Q. メールと電話、どっちが正解？
A. 前日までならメールOK、当日は電話必須。
Q. 辞退したらもう二度と応募できない？
A. マナーを守れば再応募OKです！
Q. 複数社まとめて辞退してもいい？
A. 可能ですが、文面は企業ごとに変えるのがベター。
まとめ
面接辞退って、どこか「気まずい」「申し訳ない」という気持ちになりがちです。
でも実際は、誰にでも起こりうること。
一番大切なのは、「早め」「丁寧」「誠実」に伝えること。
この記事で紹介したテンプレや会話例を使えば、どんなシーンでもちゃんと対応できます。無理して悩まず、必要な時はきちんと辞退しましょう。
その一歩が、次のより良い出会いにつながっていくと思いますよ。
